Gestão de Custos em Projetos Organizacionais

Como a gestão de custos pode influenciar no atingimento dos objetivos estratégicos da organização?

Vimos no artigo Estratégia & Gerenciamento de Projetos Organizacionais que o Gerenciamento de Projetos Organizacionais (GPO) é um framework composto pelo gerenciamento de portfólio, gerenciamento de programas e gerenciamento de projetos, sendo esse último o responsável pelo atingimento dos objetivos e metas organizacionais.

O custo de um projeto é um dos indicadores importantes a ser monitorado e controlado.

Vale recordar que no modelo de projetos preditivo, o escopo, cronograma e custos são definidos no início do projeto. As eventuais alterações de escopo devem ser muito bem gerenciadas, pois poderá impactar o cronograma e o custo do projeto.

Já no modelo ágil, iterativo e incremental, o escopo geralmente é definido no início do projeto, contudo está sujeito as mudanças ao longo dos ciclos das sprints iterativas do projeto.

Essas mudanças ocorrem geralmente à medida que o time melhor entende o produto ou serviço a ser entregue, alterando os requisitos com os incrementos necessários dentro da sprint.

Além do tripé citado acima, o sucesso do projeto também deve ser medido pela qualidade de entrega e o atingimento dos objetivos estratégicos.

Nas fases de iniciação e planejamento o item custo deve estar alinhado a estratégia organizacional para que ao ser executado, monitorado e controlado possa atingir o objetivo pré-estabelecido.

Na fase de planejamento é definido a linha base (baseline) de custo do projeto que deverá servir de orientação ao longo do desenvolvimento do projeto e referência para medição e controle, a fim de melhor gerir os custos.

Importante ressaltar que uma vez definido a linha base de custo do projeto, toda e qualquer alteração que possa impactar o custo do projeto, deverá ser apresentada dentro da fase de monitoramento e controle, a um Comitê de Controle de Mudanças (CCM) que deverá avaliar as solicitações e após aprovação do sponsor e ou cliente, atualizar as documentações pertinentes fazendo valer o novo cenário com redefinição da linha base de custos.

Já na fase de encerramento do projeto é importante atentar para os encerramentos dos contratos por exemplo e atualizar as documentações de repositório de informações históricas e lições aprendidas para projetos futuros, além de registo de riscos que influenciaram no custo e apresentar o relatório da saúde financeira do projeto.

Não podemos deixar de citar a necessidade de olharmos para o gerenciamento de risco do projeto, pois quando não gerenciado podem impactar a saúde financeira do projeto com uma variação não prevista nos custos do projeto. Portanto, desde seu inicio é importante planejar o gerenciamento de risco também com foco em custos, identifica-los, fazer as análises quantitativa e qualitativa dos riscos identificados, planejar as respostas ao risco, implementar e monitorar ao longo do projeto.

Os riscos podem surgir como ameaças ou oportunidades ao projeto. As ameaças não gerenciadas podem resultar no aumento dos custos, já as oportunidades podem levar a redução dos custos previstos, melhorando o desempenho da saúde financeira do projeto.

Na concepção de um projeto, deve-se analisar a viabilidade econômica para inicia-lo e os custos que têm relação direta nessa análise a fim de se obter a saúde financeira do projeto.

Na visão econômica, o custo se divide também em custos fixos e custos variáveis, sendo:

Custos fixos:

São os custos que permanecem constante independentemente do nível de produção ou venda, ou seja, fazem parte da estrutura de negócio da organização ou do projeto, como por exemplo o custo com alvará de funcionamento da empresa, custos com aluguel de equipamentos e ou instrumentos, depreciação de ativos…

Custos variáveis:

São os custos que têm sua variabilidade associadas as atividades, volume produzido e ou vendido, ou seja, aumentam ou diminuem de acordo com o andamento do projeto como por exemplo o custo com matéria-prima, com vendas comissionadas, insumos, mão de obra…

Custos de oportunidade em que há comparações na escolha do melhor custo x benefício a fim de optar por um projeto em detrimento a outro, ou ainda, definir prioridades em projetos existentes.

Para um projeto ser considerado economicamente viável, é importante utilizar o critério de avaliação do seu Valor Presente Líquido (VPL), que é o valor do ativo menos o custo do ativo e o resultado deve ser positivo, (VPL ≥ 0).

Quando o VPL for menor que zero (VPL ≤ 0), ou seja negativo. Indica que o projeto não é financeiramente viável, entretanto a organização pode optar em seguir com o mesmo por várias outras questões como oportunidade de entrada em um novo mercado, por exemplo.

A Taxa Mínima de Atratividade (TMA) é outro critério que auxilia na tomada de decisão, tendo como base a viabilidade econômica de um projeto sobre o mínimo esperado do retorno do investimento que será aplicado.

Além dos critérios de VPL e TMA, o payback descontado é um importante critério que poderá complementar a decisão de seguir ou não com um projeto ou qual projeto priorizar. Exemplificando: se temos um projeto que levará três anos para atingir o payback e as licenças para manter sua operação duram apenas dois anos, este projeto é inviável.

O fluxo de caixa é um indicador financeiro que pode ser impactado pelos custos ao longo do projeto, refletindo na margem de lucro esperada.

Essas são algumas das razões importantes para ter uma gestão de custo eficaz e alinhada a gestão estratégica da organização, a fim de garantir a lucratividade sob produto, mercadoria ou serviço.

O gerente de projetos é responsável por gerir os custos e tudo que possa impactar no alcance dos objetivos estratégicos da organização em um projeto.

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